Nuestra integración WhatsApp HubSpot empieza por el recorrido de una consulta: identificar al contacto, localizar al responsable y dejar una próxima acción. Acordamos qué verá el comercial al abrir la ficha y cómo distinguirá una conversación atendida de otra pendiente.
Si un contacto con una propuesta abierta vuelve a escribir, recibir el mensaje y gestionar la venta son responsabilidades distintas. Acordamos quién cubre la bandeja y quién conserva la relación comercial. También dejamos decidido qué debe ocurrir cuando ese propietario está ausente, para que el compañero que responde no tenga que improvisar el reparto.
Partimos de una consulta de ejemplo y señalamos los datos que necesita el comercial: servicio solicitado, sede implicada o fecha prevista. Para cada propiedad acordamos valores admitidos, quién puede corregirlos y qué sucede si llegan incompletos. El objetivo es obtener una ficha utilizable, sin convertir cada frase del chat en un campo nuevo.
Una conversación contestada puede dejar una propuesta por revisar. Definimos cómo se registra ese compromiso, a quién se asigna y qué necesita ver la persona que lo retoma. Cuando la suscripción permite automatizar una tarea, comprobamos el disparador y el resultado; los pasos manuales quedan identificados en el procedimiento de atención.
En este ejemplo, una persona que recibió una propuesta la semana anterior pregunta si el servicio también puede cubrir una segunda sede. La consulta incluye un cambio concreto que debe llegar al comercial que preparó la oferta.
El recorrido propuesto permite reconocer al contacto y localizar el responsable y la información comercial acordada, según las funciones disponibles. Si hay dos fichas posibles, la atención continúa con una comprobación antes de actualizar cualquiera de ellas.
El compañero que responde anota la sede añadida y deja asignada la revisión de la propuesta. Probamos después el recorrido con el comercial habitual ausente y con un segundo mensaje, para comprobar que la petición pendiente se encuentra y no genera otra tarea innecesaria.
Revisamos estos puntos antes de definir el alcance, el presupuesto y la puesta en marcha.
Identificamos los hubs y niveles contratados. El canal nativo requiere Marketing Hub o Service Hub Professional o Enterprise; después comprobamos por separado las funciones de reparto y seguimiento que necesita el caso planteado. La propuesta distingue el coste de las licencias del trabajo de configuración y de cualquier conector adicional.
Anotamos quién administra la cuenta empresarial, dónde se atiende ahora y qué actividad depende del número. Si se plantea coexistencia con la aplicación, validamos sus requisitos antes de fijar una fecha. El plan de transición debe explicar quién revisará las consultas entrantes y cómo se coordinarán las personas afectadas durante la activación.
Revisamos contactos con varios teléfonos, números compartidos y registros repetidos. Para cada situación se acuerda el resultado esperado y cuándo debe intervenir una persona. Los mensajes anteriores se estudian aparte: solo se incluye una importación cuando se ha comprobado que la vía elegida permite recuperar esa información.
Empezamos por un flujo concreto, lo validamos con tu equipo y documentamos cómo mantenerlo. El alcance se adapta a tu configuración.
Analizar mi integraciónRevisamos cómo llega la consulta, quién la atiende y qué información necesita. Elegimos un primer caso de uso y cómo medirlo.
Comprobamos licencias, número, permisos y campos. Definimos plantillas, reglas de asignación y qué hacer si una operación falla.
Validamos mensajes, registros y seguimiento con casos de prueba. Ajustamos el flujo antes de usarlo con clientes.
Entregamos la configuración documentada y formamos a los responsables. Acordamos el soporte y la revisión de resultados.
Primero aclaramos qué tarea necesitas resolver y quién la realizará. El CRM gratuito no incluye el canal nativo descrito en esta página. Con esa limitación identificada, estudiamos una alternativa compatible o el cambio de suscripción, detallando las funciones disponibles y el coste de mantener cada opción. No se configura un proceso suponiendo que todas las cuentas tienen las mismas herramientas.
Lo acordamos durante el diseño del reparto. La cobertura de la bandeja puede asignarse a otra persona sin perder de vista quién lleva la propuesta. Las pruebas incluyen una ausencia, una consulta repetida y una derivación entre compañeros. El procedimiento debe permitir localizar tanto al interlocutor que contestó como al responsable de la acción pendiente.
Distinguimos entre información necesaria para contestar e información necesaria para avanzar la venta. Si falta un dato imprescindible, acordamos una petición concreta y un responsable para revisarlo. Un campo vacío no debería acabar convertido en un valor supuesto. Verificamos cómo se presenta esa excepción al equipo y qué debe comprobar antes de continuar.
Elegimos un ejemplo con un resultado verificable: quién recibe la tarea, qué debe hacer y cómo localiza la consulta original. Repetimos el ejemplo con un mensaje posterior del mismo contacto para revisar posibles duplicados. Si alguna condición no puede resolverse con las funciones contratadas, documentamos el paso manual o valoramos un alcance adicional antes de activarlo.
Entregamos el mapa de propiedades y responsabilidades, la configuración acordada y los ejemplos utilizados para comprobarla. Explicamos qué hacer cuando una consulta queda sin asignar o una operación falla. La persona que administra la cuenta dispone así de una referencia para revisar cambios posteriores; el acompañamiento y el mantenimiento se concretan en la propuesta.
Indícanos tu CRM o ERP, el plan o versión y qué proceso quieres conectar con WhatsApp. Revisaremos el punto de partida y los siguientes pasos.